La durée de conservation des principaux documents RH

Les durées de conservation prévues par la loi

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double des bulletins de paie ou  sous format électronique) justificatifs des  frais remboursés compris, des primes et des indemnités versées

5 ans

(article L.3243-4 code du travail)

6 ans pour l'administration fiscale

Mentions portées sur le registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié   (article R. 1221-26 code du travail)
Documents concernant les contrats de travail,  salaires, primes, indemnités, soldes de tout    compte, régime de retraite,... 5 ans

(article 2224 code civil)

Documents relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans

(articles L.244-3 du code de la sécurité sociale et L.169 A du livre des procédures fiscales

Comptabilisation des jours de travail des salariés  sous convention de forfait 3 ans

(article D. 3171-16 code du travail)

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

Pour remise à l'inspection du travail:

1 an (article D. 3171-16 code du travail)

Pour preuve : 3 ans

Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT, déclaration d'accident du travail auprès de la       CPAM

5 ans

(article D.4711-3 code du travail)

Les autres durées de conservation

Ce sont alors les délais de contrôle de l'administration qui permettent de fixer une durée de conservation.

Type de document

Durée de conservation

Bilan social

3 ans

Bordereau récapitulatif des cotisations de sécurité sociale

3 ans

Contrat de travail

5 ans après la fin contrat de travail

DADS et tableau récapitulatif annexé

6 ans

Document unique du résultat d'évaluation des risques

Durée illimitée

Documents établis au moment de la résiliation, de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail

Durée illimitée

Feuilles de pointage

3 ans

Fiche individuelle de répartition de la participation et de l'intéressement

30 ans

(article D.3313-11 code du travail) *

Fiche médicale établie par le médecin du travail à l'issue de chaque examen obligatoire

Durée illimitée

Observations et mises en demeure de l'inspection du travail (hygiène et sécurité, médecine du travail,...)

5 ans

Reçu pour solde de tout compte

Durée illimitée

Règlement intérieur

Durée illimitée

(au moins 5 ans)

Transaction

5 ans

(*) Cet article prévoit que lorsque le bénéficiaire d'une prime d'intéressement ne peut être atteint à la dernière adresse indiquée par lui, les sommes auxquelles il peut prétendre sont tenues à sa disposition par l'entreprise pendant une durée d'un an à compter de la date limite de versement de l'intéressement. Passé ce délai, ces sommes sont remises à la Caisse des dépôts et consignations où l'intéressé peut les réclamer jusqu'au terme du délai prévu au 10° bis de l'article L.135-3 du code de la sécurité sociale, qui est de 30 ans.

Des délais à décompter en années civiles pleines.