Les congés payés
La loi n°2021-689 du 31/05/2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire, parue au JO du 1er/06/2021, modifie l’ordonnance n°2020-323 du 25/03/2020 portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos, de manière à ce qu’il soit possible, jusqu’au 30/09/2021 :
- d’imposer aux salariés la prise d’au maximum 8 jours de congés payés acquis, ou de modifier unilatéralement les dates de prise de congés payés
- d’imposer aux salariés le fractionnement des congés
- de fixer les dates de prise de congés payés sans être tenu d’accorder un congé simultané à des conjoints travaillant dans l’entreprise.
Ces dérogations ne peuvent être mises en œuvre qu’en présence d’un accord d’entreprise ou, à défaut, d’un accord de branche.
A défaut d’un tel accord, nous vous proposons un rappel des règles applicables en la matière :
1 . L’ACQUISITION DES CONGES PAYES
Légalement, chaque salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail, la durée du congé ne pouvant excéder 30 jours ouvrables, c’est-à-dire 5 semaines.
1.1 Qu’entend-on par mois de travail ?
Il s’agit d’un mois de date à date : autrement dit, un salarié embauché le 15 novembre et licencié le 15 mai aura travaillé six mois.
Sont assimilées à une période d’un mois de travail effectif, les périodes équivalentes à 4 semaines ou à 24 jours de travail.
Sont équivalents à 24 jours de travail et donc à un mois de travail :
* 20 jours de travail si l’horaire est réparti sur 5 jours ;
* 22 jours de travail si l’horaire est réparti sur 5 jours et demi.
1.2 Qu’est-ce qu’un jour ouvrable ?
Par jours ouvrables, on entend les jours de la semaine, du lundi au samedi.
Sont exclus :
– le dimanche (ou le jour de repos hebdomadaire qui le remplacerait dans la semaine) ;
– des jours fériés chômés.
Pour le décompte des congés payés, le premier samedi suivant le départ en congé n’est pas intégré au calcul du nombre de jours de congés payés pris par le salarié.
Il en est de même s’il travaille le samedi et que son deuxième jour de repos est fixé au lundi suivant le 1er dimanche de la période de congés payés. Dans ce cas, le lundi n’est pas décompté dans le calcul des congés payés pris par le salarié.
Exemples :
* Départ en congés le vendredi soir :
Le premier jour de congé est décompté à partir du lundi qui suit.
Le premier samedi qui suit le départ en congé ne compte pas.
* Départ en congés le jeudi soir :
Le premier jour de congé est décompté dès le lendemain qui est un vendredi (jour ouvrable habituellement travaillé)
Le samedi qui suit immédiatement est un jour ouvrable décompté en congé payé.
1.3 Que se passe-t-il si un salarie a été absent en cours d’année ?
Le Code du Travail (articles L. 3141-6 et -7) prévoit que :
– l’absence du travailleur ne peut avoir pour effet d’entraîner une réduction de ses droits à congé plus que proportionnelle à la durée de cette absence ;
– lorsque le nombre de jours ouvrables n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre immédiatement supérieur.
Certaines périodes d’absence sont assimilées à du temps de travail effectif pour la détermination de la durée du congé.
Il s’agit, notamment, des périodes suivantes :
– congés payés pris au cours de la période de référence ;
– repos compensateurs pour heures supplémentaires ;
– préavis non exécuté à la demande de l’employeur ;
Absences liées à l’état de santé ou la famille :
– congés de maternité, paternité et d’adoption ;
– absences dues aux examens médicaux obligatoires liés à la grossesse et à l’accouchement ;
– absences dues en raison d’une assistance à la procréation (pour la salariée et pour le conjoint) ;
– congés légaux pour événements familiaux ;
– périodes d’absence pour accident de trajet, accident du travail ou maladie professionnelle limitées à une durée ininterrompue d’un an ;
Absences liées à la formation :
– formation pendant le temps de travail (même organisé à l’initiative du salarié) ;
– formation hors temps de travail qui conditionne l’exercice de l’activité professionnelle ;
– bilan de compétences, VAE ;
– congé de formation à la sécurité ;
Absences liées à l’exercice d’un mandat ou d’une fonction extérieure :
– congé de formation économique, sociale et syndicale ;
– formation économique des représentants du personnel ;
– formation des conseillers prud’homaux ;
– journées d’appel de préparation à la défense ;
– temps de formation des sapeurs-pompiers volontaires ;
– congé pour la formation d’animateurs pour la jeunesse ;
– formation économique des membres élus au CSE ou du Conseil d’entreprise ;
– formation en santé, sécurité et conditions de travail des membres du CSSCT, CSE, CE ;
– heures de mandat des conseillers prud’hommes salariés ;
– heures de délégation des représentants du personnel ;
– temps passé à la négociation collective, à la tenue des bureaux de vote aux élections professionnelles, à la recherche de mesures préventives en cas de danger grave et imminent, etc.
– etc.
Les autres périodes d’absence ne sont pas légalement assimilées à des périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé.
1.4 Les jours fériés
Si un jour férié tombe pendant les congés du salarié, ce jour férié ne sera pas considéré comme jour de congé payé dans le décompte du nombre de jours de congés payés pris par le salarié.
Cela prolonge donc d’autant les congés payés.
1.5 Les ponts
Si un pont est accordé dans l’entreprise pendant les congés d’un salarié, celui-ci n’a droit à aucun supplément de congé relatif à l’octroi du pont.
1.6 Les congés supplémentaires légaux et conventionnels
* Les congés supplémentaires non payés des jeunes travailleurs
Quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise, les jeunes travailleurs et apprentis âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année en cours ont droit, s’ils le demandent, à un congé de 30 jours ouvrables. Mais aucune indemnité de congé payé ne leur est due pour les jours de congés dont ils réclament le bénéfice et auxquels le travail accompli pendant la période de référence ne leur donne pas droit.
* Les congés pour fractionnement (les quatre premières semaines)
Des congés supplémentaires peuvent être accordés au salarié qui prend une partie de ses congés d’été en dehors de la période légale 1er mai – 31 octobre de chaque année :
– 2 jours ouvrables supplémentaires si le salarié prend au moins 6 jours entre le 1er novembre et le 30 avril ;
– 1 jour supplémentaire si le salarié prend 3, 4 ou 5 jours entre le 1er novembre et le 30 avril.
* Les congés supplémentaires conventionnels
En plus des congés légaux et de fractionnement, les conventions collectives de branche accordent parfois aux salariés des congés supplémentaires.
1.7 Salariés à temps partiel
Ils bénéficient des mêmes droits que les salariés à temps complet, c’est-à-dire deux jours et demi de congés payés par mois calendaire de présence dans l’entreprise. Pendant leur absence pour congés payés, ils sont rémunérés sur la base de ce qu’ils auraient gagné s’ils avaient travaillé, c’est-à-dire la valeur du temps partiel.
2 . QUAND LES CONGES PEUVENT-ILS ETRE PRIS ?
2.1 La période de congés payés
La période des congés payés est fixée par les conventions ou accords collectifs de travail. Elle doit comprendre dans tous les cas la période légale du 1er mai au 31 octobre. Les dérogations ne peuvent résulter que d’un accord individuel du salarié, d’une convention collective ou d’un accord collectif.
2.2 Les dates de départ
C’est l’employeur qui fixe les dates exactes des départs et l’ordre individuel des départs, après avis des représentants du personnel (s’ils existent : PV de carence s’il n’y en a pas dans une entreprise d’au moins dix salariés), compte tenu :
– de la situation de famille des bénéficiaires ;
– des possibilités de congés du conjoint ;
– de la durée de leur service, c’est-à-dire leur ancienneté dans l’entreprise.
Les conjoints travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané.
L’entreprise a l’obligation d’accorder deux semaines consécutives au cours de cette période dite d’été.
2.3 Cinq semaines de congés payés
La durée du congé pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. Il y a donc une obligation légale de fractionnement : les quatre premières semaines de congé, d’une part, la cinquième semaine, d’autre part.
* Les quatre premières semaines :
Le congé principal d’une durée supérieure à 12 jours ouvrables, et au plus égal à 24 jours, peut être fractionné par l’employeur avec l’agrément du salarié.
Si le congé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il doit être continu.
Pour que le fractionnement soit possible, il faut :
* l’agrément du salarié. L’employeur ne peut exiger du salarié qu’il fractionne ses quatre semaines de congé. Pas davantage, le salarié ne saurait imposer le fractionnement à l’employeur ;
* que le congé ait une durée supérieure à 12 jours ouvrables. Un salarié qui a travaillé 4 mois dans l’entreprise au cours de la période de référence bénéficie de 10 jours de congés qu’il a le droit de prendre d’affilée ;
* qu’une fraction du congé soit au moins de 12 jours ouvrables continus, compris entre 2 jours de repos hebdomadaire et attribués entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année.
Les jours restant dus peuvent être accordés en une ou plusieurs fois en dehors de cette période.
Le salarié a droit à :
– 2 jours ouvrables de congé supplémentaire lorsqu’il prend au moins 6 jours de congé entre le
1er novembre et le 30 avril ;
– 1 seul jour lorsqu’il prend 3, 4 ou 5 jours entre le 1er novembre et le 30 avril.
– si le salarié prend moins de 3 jours, aucun jour de congé supplémentaire n’est dû.
A noter que les jours de congé principal dus en sus de 24 jours ouvrables ne sont pas pris en compte pour l’ouverture du droit au supplément. Autrement dit, un salarié qui accole 2 jours ouvrables à sa cinquième semaine pendant la période d’hiver ne peut pas prétendre à aucun congé supplémentaire.
Il est possible de faire renoncer individuellement aux congés de fractionnement, par le biais d’une demande expresse du salarié lorsqu’il formule une demande de congés payés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre.
Il est également possible de prévoir une renonciation collective aux jours de fractionnement, par accord collectif de branche ou d’entreprise.
NB : Dans un arrêt du 5/05/2021, la Cour de cassation a rappelé le principe suivant lequel le salarié ne peut pas renoncer par avance au bénéfice d’un droit qu’il tient de dispositions d’ordre public avant que ce droit ne soit né : il ne peut, donc, pas renoncer, par la mention d’une clause contractuelle, dans le contrat de travail, à ses droits en matière de fractionnement du congé principal, tant sur le principe du fractionnement que concernant l’octroi de jours de congés supplémentaires né du fractionnement (Cass.soc., 5/05/2021, 20-14.390).
* La cinquième semaine :
C’est un impératif : la cinquième semaine ne doit pas être accolée aux quatre autres. Elle doit donc être prise entre le 1er novembre et le 30 avril.
Toutefois, il peut être dérogé individuellement à cette disposition pour ceux des salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières. Il s’agit, par exemple, de travailleurs étrangers regagnant leur pays d’origine.
L’employeur peut fractionner la cinquième semaine de congés payés sans avoir à solliciter l’avis du CSE.
2.4 Quand fixer les dates de départ ?
L’ordre et les dates de départ en congés ne peuvent plus être modifiés moins d’un mois avant la date de départ. Il en résulte que les dates doivent être portées à la connaissance du salarié un mois avant au moins.
Pour éviter tout contentieux sur les dates des congés payés, il est nécessaire que les salariés vous proposent par écrit leurs préférences. Vous trouverez ci-joint un projet de demande écrite.
Cas particuliers
* La maladie :
* Si l’arrêt maladie débute avant le départ en congés payés :
Le salarié ne bénéficie pas de ses droits à congés payés pendant cette période ;
Il peut, le cas échéant, prétendre pendant la durée de son arrêt de travail, aux IJSS et aux indemnités conventionnelles complémentaires ;
S’il est rétabli avant la fin de sa période de congés initialement fixée, il est alors considéré en congés payés du 1er jour suivant la fin de son arrêt jusqu’au terme prévu pour ses congés. Mais le salarié peut demander un report de ses congés s’il souhaite réintégrer l’entreprise avant la fin de ses congés.
Si le salarié s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre ses congés parce que l’arrêt maladie à couvert l’intégralité de ses congés annuels, ceux-ci sont reportés après la reprise du travail ou sont indemnisés en cas de rupture du contrat.
* Si l’arrêt maladie survient pendant les congés payés :
L’arrêt maladie n’interrompt pas la période de congés en cours. Le salarié perçoit les indemnités de congés payés correspondantes.
Le salarié ne peut pas non plus prétendre au report de ses congés payés si son arrêt de travail prend fin avant le terme de ses congés en cours ;
Si l’arrêt de travail se poursuit au-delà de la période de congés payés prévue, son contrat est alors suspendu pour cause de maladie à compter du jour où il aurait dû réintégrer son poste.
* La fermeture de l’entreprise pendant les congés payés :
Lorsque l’entreprise ferme tout ou partie du congé principal, les salariés sont en congés pendant la période de fermeture. Les salariés embauchés en cours d’année qui ont des droits à congés payés inférieurs à la période de fermeture peuvent recevoir une allocation de chômage partiel.
* L’employeur peut-il refuser des congés sans solde ?
Un salarié n’ayant pas une ancienneté suffisante dans l’entreprise pendant la période de référence pour bénéficier de cinq semaines de congés payés peut demander des congés sans solde. L’employeur est en droit de refuser à l’exception des demandes formulées par des salariés et apprentis âgés de moins de 22 ans au 30 avril de l’année en cours.
* Interdiction relative aux congés payés :
Il est interdit au salarié en congés payés d’avoir une activité rémunérée (sous peine de dommages et intérêts). Il est également interdit à l’employeur d’utiliser les services d’un salarié en congés payés.
